I segreti di un anno produttivo
Una crescita del 30% in un anno passa anche dall'organizzazione e dal saper dire qualche no. Qui le idee per migliorare anche il tuo lavoro.
Ciao ,
lo ammetto, il titolo è fin troppo markettaro e non esistono dei segreti. Voglio comunque usare questa newsletter per condividere con te come ho fatto ad ottenere dei buoni risultati con la mia attività in questo ultimo anno.
Quelli bravi direbbero che ho sbagliato a fare il budget.
Avevo previsto una crescita, ma le cose sono andate meglio delle aspettative previsioni. Quindi sì, in realtà ho sbagliato.
Partiamo dalle basi: qualsiasi sia l’attività e il settore di appartenenza, senza un lavoro di qualità e dei risultati concreti non è possibile andare molto lontano.
Detto questo, cosa può aiutare a fare la differenza, magari passando da un bilancio leggermente negativo ad uno positivo, oppure da un anno di crescita ad un anno di grande crescita?
Per me la risposta passa dall’organizzazione del lavoro, dall’ottimizzazione dei processi per dedicare la maggior parte del tempo a ciò che porta veramente del valore, ma anche dalla consapevolezza. Saper riconoscere dove c’è maggior margine, quali servizi portano più valore o fanno più contenti i clienti non è per niente scontato.
Quest’anno per me è stato l’anno della consapevolezza che creare siti web ed e-commerce pur essendo una parte fondamentale della mia attività non è la più importante.
Probabilmente è la cosa più visibile, la prima che dico quando devo spiegare che lavoro faccio, ma non è quello a cui dedico la maggior parte del mio tempo.
Già in passato — ma soprattutto in questo 2024 — le mie attenzioni sono state rivolte soprattutto verso un numero non così ristretto di clienti che assisto durante tutto l’anno. Gestione siti, nuovi sviluppi, consulenze tecniche: tutto ciò che può aiutare un’attività a lavorare meglio online, sapendo che ci sono io come referente per tutto quello che riguarda la parte web.
Hai mai fatto questa riflessione per la tua attività? Gli altri come descriverebbero il tuo lavoro? Tu lo descriveresti allo stesso modo? Quale attività ti porta la maggior parte del fatturato?
Sono domande fondamentali da farsi, e questo può essere il momento ideale.
Se non hai uno strumento in grado di darti un quadro alla fine dell’anno, ti consiglio caldamente di iniziare a pensarci per il 2025: basta anche un foglio excel, l’importante è iniziare a raccogliere un po’ di numeri e capire tra le tante attività quali fanno la differenza.
A parte rare eccezioni nessuno offre un solo servizio. Avere una panoramica della situazione ti permette di capire su cosa puntare, cosa perfezionare, ma anche cosa lasciar andare (o delegare ad altri).
Rifiutare certi lavori, o saper dire no ad attività che magari sono correlate ma non sono il tuo focus, può permetterti di fare meglio il tuo lavoro e trovare nuovi partner da coinvolgere su tutto il resto.
Parliamo di strumenti
Gli strumenti che utilizziamo fanno la differenza?
La maggior parte delle volte la risposta è no.
È molto facile farsi abbagliare dalle promesse dei vari servizi innovativi, AI-based, pronti a rivoluzionarti la vita. Ma alla base ci deve essere una strategia ed un piano ben chiaro.
Certo, io per primo sono un grande fan di tutto ciò che contribuisce a migliorare l’organizzazione, ma gli strumenti arrivano dopo aver messo a fuoco quello che può fare davvero la differenza.
Mi rendo però conto di aver ridotto all’essenziale il tempo che dedico a certe attività amministrative e organizzative, e questo sicuramente mi aiuta.
In particolare:
Gestione progetti: Notion
Qui vado sul sicuro: Notion è sempre più utilizzato, e una volta superata la paura della pagina bianca può diventare un grande aiuto.
Quest’anno l’ho usato per gestire tutti i progetti ed i clienti, organizzandomi a inizio anno alcune pagine con le informazioni di cui avevo bisogno. In particolare mi serve per tener traccia dei servizi che offro, delle scadenze e dello stato dei pagamenti.
Per ogni cliente, se necessario, ho uno spazio dedicato dove raccolgo tutte le informazioni di progetto.
Gestione task giornalieri: Trello
Uso ancora Trello per le attività giornaliere, con la classica visualizzazione a kanban board delle attività da fare, in corso e completate.
Mi piace la semplicità, ma potrei ottimizzare portando tutto su Notion, visto che lì ho già parte delle informazioni.
Nel 2025 farò sicuramente un esperimento di migrazione a Notion e vediamo come mi trovo.
Tu cosa usi per gestire le attività giornaliere? Se vuoi un confronto scrivimi, mi farebbe molto piacere scoprire nuovi punti di vista o suggerirti soluzioni.
Mail e inbox zero: Spark
Utilizzo Spark sia su pc che su smartphone per la posta, e mi trovo molto bene. Per me avere la inbox vuota è motivo di soddisfazione, e ogni giorno punto ad arrivarci.
Mi aiuta tantissimo la possibilità di posticipare alcuni messaggi, in modo da toglierli dalla inbox dopo averli letti e farli riapparire nel momento in cui mi servono.
Altrimenti cerco sempre di creare un task su Trello (vedi sopra) e archiviare.
Inutile dire che l’invio ritardato delle mail è un must, ma questo dovresti già saperlo se usi Gmail: non mando mail di lavoro nel weekend o la sera.
Gestione immagini: azioni rapide su Automator
Mi sto rendendo conto che per il lavoro che faccio c’è una piccola ottimizzazione che mi sta facendo risparmiare un sacco di tempo.
Ho creato due azioni rapide con Automator per convertire un file in .jpg e per ridimensionare automaticamente una foto in modo che non superi i 2400px. Considerando che sono azioni che mi servono spesso, poterlo fare in due clic è un enorme risparmio.
Se hai un Mac e non hai mai usato Automator, potresti scoprire cose fantastiche. Ho fatto l’esempio per le immagini, ma lo stesso discorso vale per tante altre modifiche a partire dal rinominare file in blocco.
Potrei andare avanti raccontandoti tanti altri aspetti del mio lavoro, ma non voglio prendere una deriva ancora più tecnica.
Credo che tutte le attività, indipendentemente dal settore di appartenenza, possano fare di più con meno sforzo. Basta processi contorti e fatti a mano, è ora di fare un passo in avanti usando la tecnologia in modo sensato.
Questa newsletter vive grazie al passaparola
Se ti piace quello che scrivo, ci sono buone possibilità che possa interessare anche alle persone che conosci e con cui lavori. Condividi con loro questa pagina:
Florence
Florence è una storia interattiva che ho scoperto qualche settimana fa, e mi è piaciuta davvero tanto. È una storia capace di coinvolgerti e farti provare delle emozioni nel giro dei 30-40 minuti della sua durata, cosa per niente scontata per un prodotto digitale.
Se vuoi provare qualcosa di diverso e staccare da tutto il resto per un po’, fidati e acquistala.
Anche — soprattutto — se non ti piacciono i videogame. Questa è una cosa diversa.
La trovi su iOS, Android e Steam.
Link utili, selezionati a mano
Studio e ricerca intelligente
Con NotebookLM di Google puoi usare l’AI in modo utile. Carica documenti e fonti, trova connessioni tra le informazioni, fatti spiegare i concetti.
Registrazione schermo professionale
Se ti capita spesso di creare video registrando lo schermo, valuta di usare Screen Studio per Mac. Non è gratis, ma crea video professionali e coinvolgenti in modo veloce.
Organizzi conferenze?
Ho visto Sessionize all’Italian Agile Day e l’ho trovata una soluzione intelligente per gestire una conferenza. Call for papers, track multiple su più sale, programmazione, tutto in un unico strumento.
Tempo di viaggiare
Vuoi programmare il tuo prossimo viaggio, magari a più mani? Guarda Roamcalm, app online a 6.99$ / anno per pianificare viaggi e tener traccia di tutti i dettagli importanti. Mi piace l’approccio, per un costo irrisorio.
Font, perché sì
Su Fontshare trovi una bella collezione di font di qualità. Perché non sono mai abbastanza.
I libri migliori che ho letto quest’anno, per concludere
Chiudo con i libri che letto nel 2024 e che ho votato col massimo punteggio su Goodreads.
Per me vincono:
Cuore nero di Silvia Avallone
La verità sul caso Harry Quebert di Joël Dicker
È la prima volta che non raggiungo il mio obiettivo (18 libri letti su 30), ma direi che va benissimo così.
E tu cosa hai letto quest’anno?
La newsletter torna a gennaio, ti auguro di passare delle buone feste facendo quello che ti piace. Se non ti è possibile, puoi sempre guardare avanti e puntare a organizzare qualcosa di bello per il mega-ponte tra Pasqua, 25 aprile e 1° maggio.
A presto,
Tommaso
tomstardust.com
#quoteoftheday
What matters in life is not what happens to you but what you remember and how you remember it.
Gabriel García Márquez
La scorsa newsletter ha avuto un open rate del 50%. Il link più visitato è stato Poleepo, strumento per vendite multicanale.
Curiosità: ho avuto qualche iscrizione in più rispetto al passato perché ho condiviso la newsletter su LinkedIn e qui su Substack. È vero, non si spamma mai abbastanza.
Ciao Tommaso io credo di essere abbastanza organizzata (anche io uso Notion e altri strumenti e come te credo che non siano quelli a fare la differenza). In generale mi sto organizzando al meglio ma una crescita come la tua non è arrivata ancora! Sono quasi arrivata al mio obiettivo per il 2024 e per il 2025 devo spingere di più perché vorrei aumentare di un 30% rispetto all'obiettivo del 2024.
So che devo revisionare parte dei miei servizi, migliorarli e comunicarli meglio alle persone giuste. Un passo alla volta; grazie per la tua condivisione e complimenti per il tuo risultato è uno stimolo a fare meglio!